Aprender a falar | A arte da comunicação – Parte II

A forma como transmite as suas ideias pode significar o sucesso ou a morte dos seus projectos.

Qualquer empreendedor à procura de investidores sabe que é essencial saber “vender” a sua ideia: Demonstrar a sua utilidade, o seu potencial no mercado, provar que é um projecto viável.

No artigo anterior vimos como é importante saber utilizar uma linguagem apropriada, assertiva. Mas o sucesso da missão começa com a preparação da apresentação.

Parte II – Planear a reunião e cumprir o plano.

Quando conseguir agendar uma reunião com um potencial investidor, procure saber quanto tempo terá disponível para a apresentação. Caso esta informação não seja facultada pelo interlocutor, pergunte directamente (acredite: ninguém leva a mal esta
pergunta). Poderá, por exemplo, perguntar se pode contar com 30 minutos para a agenda da reunião.

Procure também saber quantas pessoas estarão presente na reunião, de forma a preparar materiais suficientes para todos.

Muitos empreendedores falham por aquilo que eu já ouvi chamarem de “mente-demasiado-criativa-que-pensa-em-milhares-de-coisas-ao-mesmo-tempo”.
Pode ser verdade, mas se agendou uma reunião para apresentar a sua ideia, esta deverá ser o seu foco.

Nada de chegar atrasado, com dezenas de papeis e começar a “despejar” informação. Nem pense em usar a desculpa de gostar muito do seu projecto e falar sem parar durante uma hora.

»»» Como fazer bem:

– Conhecer a audiência: As redes sociais neste aspecto são uma mais-valia. Consulte a YEN, o Linkedin, o Startreck, o Facebook, etc, e saiba mais sobre os seus interlocutores: Empresas, onde estudaram, as pessoas que conhecem, hobbies e interesses;

– Prepare-se para a reunião: Ensaie com antecedência aquilo que vai dizer; Pense nas perguntas que poderão surgir e na forma como irá respondê-las;

– Prepare materiais de apoio para todos os presentes. A menos que seja essencial para o seguimento da apresentação, entregue os materiais de apoio no final (assim evitará que a audiência desvie a atenção de si para os documentos);

– Gestão do tempo:

* Chegue na hora marcada (chegar com 45 minutos de antecedência não só prejudica a agenda dos outros, como também demonstra insegurança e ansiedade);

* Se tem 30 minutos disponíveis, prepare uma apresentação de 20 minutos e deixe os últimos 10 para interagir com a audiência, responder dúvidas, etc;

* Cumpra o tempo previsto: Mesmo que a audiência demonstre interesse no que está a dizer, deverá ter em linha de conta que a sua apresentação não é o único compromisso do dia. Caso haja interesse genuíno por parte dos investidores, é melhor agendar uma segunda reunião;

– Começo, meio e fim: Também conhecidos como introdução, desenvolvimento e conclusão.

* Pense na introdução como um enquadramento ao projecto (como surgiu a ideia, porque é que ela é viável);

* O desenvolvimento será o projecto em si, o business plan (posicionamento no mercado, principais concorrentes, vantagens competitivas, investimento necessário, plano de implementação, etc.);

* A conclusão é a parte mais importante: É aqui que deverá convencer a audiência de que este é um projecto viável e você é a pessoa ideal para geri-lo. Inclua também um breve resumo do que seriam os próximos passos;

»»» Last minute tip:

Tem medo de falar em público? Não sabe o que dizer? Venha conhecer os Toastmasters – uma associação sem fins lucrativos, fundada em 1924 nos Estados Unidos. A associação, organizada em clubes, tem como objectivo ajudar os membros a desenvolverem capacidades de comunicação e liderança.

Participe, gratuitamente, numa das sessões do Lisbon Toastmasters Club (Best Performance Club in Europe 2009). Reuniões todas as Terças-feiras, às 20:00, no Hotel Fênix Urban (Av. António Augusto de Aguiar, nº 12 – Lisboa). A participação é gratuita mas requer inscrição prévia através do e-mail president-ltc@toastmasters.org.pt.

Mais informações e dicas de como melhorar as suas capacidades de comunicação estão disponíveis em www.toastmasters.org. No site encontrará também os contactos de outros clubes em Portugal.

Cristiani Oliveira – http://pt.linkedin.com/in/cristianioliveira

Conteúdo desenvolvido em colaboração com:

YEN Portugal (Young Entrepreneurs Networkers) e Lisbon Toastmasters Club